安徽文达信息工程学院公文处理工作细则（试行）

第一章 总 则

第一条 为使我校党政机关公文处理工作进一步科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），依据《安徽文达信息工程学院章程》，结合学校实际，制定本细则。

第二条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条 公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 学校各部门应高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第五条 党委组织部、校办公室分别负责党委和行政的公文处理工作，并指导、督促和检查校内各单位的公文处理。

第六条 校内新设立的单位应根据归口向公文处理部门提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第二章 公文种类

第七条 我校常用公文种类有：决议、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。

（一）决议。适用于经理事会等会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署，对有关单位和人员进行奖惩等。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）通知。适用于发布、传达上级指示精神；要求下级机关执行或周知的事项；转发公文；发布党政规章制度，印发工作总结、工作要点等。

（五）通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（九）意见。适用于对重要问题提出见解或处理办法。

（十）函。适用于向不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 格式规范

第八条 公文版式参照《党政机关公文格式》(国家标准:GB/T 9704—2012)，详见《安徽文达信息工程学院公文格式》（附件1）。

第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联合发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前。学校行政机关发文标志按照《安徽文达信息工程学院发文机关标志、发文字号使用规范》执行。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号中的发文机关代字按照《安徽文达信息工程学院发文机关标志、发文字号使用规范》执行。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成。

（七）标题。一般由发文单位全称或规范化简称、公文事由和文种组成。转发文件时，如原标题过长，可根据文件内容重新确定标题。

（八）主送机关。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。向上请示、报告公文，只能有一个主送单位，不得多头主送。如需同时送其他单位，可用抄报、抄送形式。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。文中引用相关文件需将文件全称及文号标注，例如《关于××的通知》（××〔20××〕××号）。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．××××××”）。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。联合行文时，一般将印章与发文单位署名一一对应，端正、居中加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件）一行之内。不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施加以解决。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。在请示、报告、函等类别的公文必须标注附注，注明联系人和联系电话等。其他文种视情况而定，下行文也可用附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当在下一页面编排，并在版记之前。附件顺序号和附件标题必须与附件说明中的表述完全一致。被转发的公文，不属于附件。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型纸。白边Word设置参数为：上白37mm，下白35mm，左白28mm，右白26mm；页眉15mm，页脚25mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。

第四章 行文规则

第十二条 行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的单位。

第十四条 向上级机关行文，应遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位。

（二）学校向上级主管部门请示、报告重大事项，按职责分工由各职能部门或有关业务单位代拟稿，经学校主要负责人签发后，编号上报；属于部门职权范围内的事项应当经分管校领导同意或授权后报送上级主管部门。

（三）院部、职能部门向学校党政报送请示，应当一文一事，并附有背景材料、情况说明、联系人和联系电话等。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）院部、职能部门向学校党政报送请示或报告，内容涉及多个单位的，各单位之间应协商一致；如协商不能取得一致的，拟文单位在提交请示、报告时，应以附件方式说明各方理据，以及本单位意见和建议。

第十五条 向下级机关行文，应遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）学校党委、行政依据职权向下级行文，必要时可联合行文。

（三）需经校党委（行政）审批的具体事项，经党委（行政）同意后可以由党委（行政）职能部门行文，文中须注明已经党委（行政）同意。

（四）院部、职能部门在各自职权范围内向下级单位行文时，应当经分管（联系）校领导签发。

（五）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不得擅自行文。

第十六条 学校内设机构除校办公室外不得对外正式行文。

第五章 公文拟制

第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十八条 公文起草应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，层次分明，表述准确。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（七）使用简称时，应先用全称并注明简称。

（八）单位负责人应主持、指导重要公文起草工作。

（九）起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后供领导签发时参考。

第十九条 公文起草可参照《安徽文达信息工程学院公文正文式样》（附件2）执行。

第二十条 公文文稿签发前，由发文单位进行审核。审核要求如下：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接。

（三）所提政策措施和办法是否切实可行，决定事项是否符合本单位的职权范围。

（四）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（五）文种是否正确，格式是否规范；密级、印发传达范围是否恰当；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十一条 经审核不宜发文的公文文稿，退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十二条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第六章 公文办理

第二十三条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十四条 收文办理主要程序：

（一）接收。接收上级机关公文分纸质文件和电子文件两种。

1.纸质文件。上级来文由文件专管人员接收。写明某个部门或个人亲收的文件，应先登记，然后送有关部门或个人。

2.电子文件。从安徽教育电子政务平台接收电子公文，工作日保证每天上、下午各接收一次，确保及时接收，不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文，经核对无误后，进行打印装订。

（二）登记。将收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、标题、密级等逐项登记在收文登记目录上，并填写《文件处理单》。

（三）拟办。由校办公室填写拟办意见，将处理单呈送校领导批示。

（四）分办。校领导批示后，不涉密的文件复制处理单和文件给承办单位负责人，传达批办意见。涉密文件严格按照《安徽文达信息工程学院机要文件管理工作规定（试行）》要求执行。

（五）承办。承办单位对交办的公文要及时办理，高效运转，急事急办、特事特办。特急件和急件都要明确办理的时间要求，并在规定的时间内办结，不得拖延误事。需两个以上单位承办的文件，主办单位要主动会同有关单位协商办理，并负责回复办理结果。涉密公文应严格办理程序，防止失泄密；绝密件的办理，应由专人负责。

（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。传递标有密级的公文，应由办公室机要人员传递。

（七）答复、催办。承办单位要将相关事项的办理结果及时反馈校办公室秘书科，对未及时反馈意见的，秘书科负责督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文由专人负责催办，并做好催办记录，办完后要向分管领导和办公室负责人反馈结果。

第二十五条 校级发文办理主要程序：

（一）报请。职能部门报请以党委、行政名义发文，待发文稿必须附有《中共安徽文达信息工程学院委员会发文稿纸》或《安徽文达信息工程学院发文稿纸》（附件3），经拟稿单位负责人签字。至少提前1天将纸质档、电子档送往公文处理部门，若有急需处理的文件可作特殊加急处理。

（二）核稿。由公文办理部门提出修改意见。需作实质性修改的，退回起草单位修改完善。核稿的具体内容为：

1.行文规则，文种、格式；

2.涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商；

3.重大事项是否已经通过校长办公会议研究；

4.是否符合公文起草的其他要求。

（三）签发。核稿后的公文，报学校主要负责人签发。

（四）编号。由公文处理部门对签发公文确定发文字号。

（五）复核。由公文处理部门与起草单位对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核，签字确认。

（六）印发。公文印制必须确保质量和时效。印制完毕检查后发布或分发。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

第二十六条 整理归档

（一）需要归档的公文及有关材料，根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

（二）负责部门文件工作人员离岗离职时，所在部门应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

（三）单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

第七章 附 则

第二十七条 群团组织的公文处理工作，可参照本细则执行。

第二十八条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

第二十九条 本细则由校办公室负责解释。

 第三十条 本细则自2023年7月1日起试行。此前学校各有关公文处理工作的规定同时废止。

附件：1．安徽文达信息工程学院公文格式

2．安徽文达信息工程学院公文正文式样

          3．安徽文达信息工程学院发文稿纸