关于开展2023年重要工作、活动档案归档工作的通知

 各院部、校直各部门：

  重要工作、活动档案是学校发展历程的真实记录和重要依据，在展现学校发展成就、编史修志、工作参考等方面发挥着不可替代的作用。为加强学校档案的齐全完整和有效利用，校办公室拟对2023年度各单位所做的重要工作、所开展的重大活动开展集中归档。现将有关事项通知如下：

  一、归档范围

  2023年度学校重要工作、活动的文字、照片、录音、录像、电子文件、标志性实物等。

 （一）根据2023年1月1日至今校内新闻，梳理出的重要工作、活动事项，共涉及9个部门，13项工作，详见《2023年学校重要工作、活动归档提示汇总表》（附件1）

 （二）未梳理在《2023年学校重要工作、活动归档提示汇总表》中，属于单位非常规性工作，根据《重要工作、活动归档参考范围》（附件2），对学校具有保存价值的材料。

 （三）本年度内即将开展的重要工作、活动。

  二、提交方式

 （一）文字、文件等材料

  1.纸质版和电子版同时提供，协议、选票、签办意见等需要留痕的特殊情况提供纸质版和纸质版扫描件。

  2.文字、图表、印章、签名等应清晰明了，并尽量保持纸张的干净整洁和无破损，不使用铅笔、圆珠笔签阅材料。

  3.电子文件名以文件标题或工作、活动事项命名，清楚明了。

 （二）照片、录音、录像等声像档案

  1.按照载体类型分门别类，科学命名、整理，并附相关文字说明（包括时间、地点、事由、主要人物及其他需要记录的、有意义的事项）。

  2.声像档案一般为电子档。其中归档照片须为未裁剪过的、可再利用的原始照片，重要的、具有代表性的电子照片应冲洗成纸质照片，与电子照片同时归档。

 （三）铜牌、证书等标志性实物

  提供原件。对不可移动的大件实物或另作他用的实物要拍照归档并附说明。

  三、完成移交时间

 （一）《2023年学校重要工作、活动归档提示汇总表》中内容，于2023年12月20日前提交。纸质、实物等材料提交至校办公室档案室（图书馆325），电子版材料以压缩包文件提交，命名为：工作、活动名称+提交单位，发送至邮箱3385966608@qq.com。

 （二）未梳理在《2023年学校重要工作、活动归档提示汇总表》中，以及在2023年底即将开展的重要工作、活动，对学校具有保存价值的材料，于2024年1月15日前提交。

  四、工作要求

 （一）各单位要提高政治站位，高度重视，将重要工作、活动档案的收集、整理、归档列为重要事项，主要负责人要亲自部署，并指派专人负责，确保收集的资料齐全、完整、真实、准确，做到应收尽收、应归尽归。

 （二）重要工作、活动档案由主要承办单位负责收集、整理、归档、移交，其它单位应予以积极配合。

 （三）归档单位须严格履行归档手续，按要求填写《2023年重要工作、活动档案移交（接收）登记表》（附件3）一式两份，交接双方各执1份作为已归档凭据。

 （四）归档工作应在移交时间内完成。因特殊原因需延期归档的，须告知档案室延期原因及期限；无故逾期未归档的，档案室将发送归档通知单催交；催交后仍未归档的，该通知单将作为未归档的凭据存档。

 （五）各单位常规性工作档案归档另行通知。

  工作中如有疑问，可向档案室咨询。

  附件：1.2023年学校重要工作、活动归档提示汇总表

         2.重要工作、活动归档参考范围

         3.2023年重要工作、活动档案移交（接收）登记表

安徽文达信息工程学院办公室

2023年11月23日