安徽文达信息工程学院档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《高等学校档案管理办法》《安徽省高等学校档案管理实施办法》，结合我校工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指我校从事教学、科研、党政管理、招生以及其他各项活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作应当坚持和加强党的领导，全面贯彻党的路线方针政策和决策部署。健全党领导档案工作的体制机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面。

第四条 学校档案反映学校建立、建设与发展的全过程，是全校师生员工劳动成果和智慧的结晶，是检查学校教学工作质量、评价科研成果、考核教师和其他各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据，具有极其重要的凭证价值和参考作用。因此，学校档案工作是学校重要的基础性工作，学校应加强对档案工作的领导，并依法将档案工作纳入全校整体发展规划和年度工作计划，从人力、财力、物力等方面保证档案工作顺利开展的需要。

第五条 全校档案工作实行各类档案集中统一管理制度，维护档案的完整与安全，便于学校各方面的利用。校办公室档案科既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案资料的重要机构，其业务接受省教育厅和省档案局的指导、监督与检查。

第二章 档案机构和管理职责

第六条 学校档案工作由书记、校长领导，其主要职责是：

（一）贯彻执行国家和安徽省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）负责将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管校领导协助书记、校长负责档案工作。

第七条 为了加强对学校档案工作的统一领导，学校成立由书记、校长为组长，其他校领导为副组长，各单位负责人为成员的学校档案工作领导小组，作为全校档案工作的组织、协调和咨议机构。

第八条 学校档案工作接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查。完善和建设符合要求的档案库房和管理设施，并根据实际需要设立分室，单独保管需要特殊保管条件且具有一定独立性的档案，由学校办公室档案科在业务上进行管理、指导、监督和检查。

第九条 学校配备专职档案工作人员。

第十条 各单位要有明确的负责人分管本单位的档案工作（原则上为单位负责人），并配备一名或多名兼职档案管理员，具体承办本单位档案的收集、整理、组卷和归档工作。

第十一条 校办公室档案科的管理职责：

（一）贯彻执行国家和安徽省有关档案工作的法律、法规和方针政策；拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（二）指导、监督、检查校内各单位归档材料的立卷归档工作，业务上指导校内各档案分室；对学校所属机构的档案工作进行监督和指导；

（三）负责对全校不同载体的各类归档材料及重要资料的接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管工作；

（四）编制档案检索工具，积极开发档案信息资源；组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）做好档案保护工作，确保档案的完整和安全，延长档案使用寿命；

（六）开展档案的开放和利用工作；

（七）建立健全学校档案工作网络，负责对全校专、兼职档案管理员进行业务培训；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）积极开展档案学术研究和交流活动；

第十二条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案人员一般应具有国民教育系列本科及以上学历。在专职档案工作人员中实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第三章 档案的分类及管理

第十三条 学校坚持建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高我校档案管理水平。档案工作与学校各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条 建立和完善纸质档案材料和各种载体档案材料同步归档制度。文件材料的归档范围是：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。

（五）科研类：按国家档案局、科技部发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔2020〕15号）及《科学技术研究项目档案管理规范》（DA/T 2-2023）。

（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）及《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）执行。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

（九）出版物类：主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版物的审稿单、原稿、样书、正式出版物及出版发行记录等。

（十）外事类：学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局印发的《会计档案管理办法》（2016版）和安徽省财政厅、安徽省档案局印发的《安徽省会计档案整理要求及案卷格式》执行。

（十二）人事类：纳入学校管理的教职工人事档案按《安徽文达信息工程学院人事档案管理办法》（校人〔2022〕37号）执行。

第十五条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。纸质文件所使用的书写、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。电子文件归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2016）执行。

第十六条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各单位负责档案工作的兼职档案管理员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料进行系统整理，制作归档文件清单；需向学校办公室档案科移交的档案，经本单位负责档案工作领导审核后，移交学校办公室档案科。档案编号及归档整理参照国家档案局《档号编制规则》（DA/T 13-2022）《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）执行。

第十七条 学校内部机构合并、分立、撤销或产生其他变动时，机构负责人和相关工作人员必须区别情况，依法、合理处置档案后才能离开岗位。

第十八条 教职员工个人在其从事教学、科研、党政管理等公务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向所在单位报送后，向校办公室档案科移交集中统一管理，任何个人不得据为己有。

对于与学校有关的各种档案史料，对散落在社会上的对学校或社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案，由学校收集归档保存。

第十九条 在学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研材料等（具体见安徽文达信息工程学院实物档案归档范围），原则上由学校办公室档案科集中管理。

第二十条 学校办公室档案科对收集的各类档案都要实行科学的分类、鉴定、编号、排架，编制适合现代化管理需要的检索工具，实行计算机管理，提高科学管理水平和服务质量。

第二十一条 学校办公室档案科应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令），确定档案材料的归档范围和保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 学校办公室档案科应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条 学校办公室档案科应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。档案工作如发生突发事件，应当按照国家档案局中央档案馆《档案工作突发事件应急处置管理办法》的规定，立即向校长报告，及时处理。

档案科工作人员必须严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。档案库房安全管理要明确责任，库房环境和设施要达到要求，做好“八防”（防火、防潮、防温、防光、防尘、防虫、防有害气体、防盗）；未经批准，非本室人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案库；涉密档案未经领导批准不得查阅，因工作需要借阅涉密档案，根据学校保密工作制度及机要文件管理规定执行。

第二十四条 学校办公室档案科做好档案统计工作，定期对各类档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。

第二十五条 归档时间与要求：

（一）党政管理类档案按年度归档，各单位应在每年的3月底前把上一年度形成的文件材料归档；

（二）教学类档案按学年度归档，应在9月底前归档上一学年度档案；

（三）科研档案在项目完成并通过鉴定验收后的两个月内归档；

（四）基建类档案在项目竣工验收后三个月内归档；

（五）财会部门及各经济实体单位形成的材料，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管1年，期满后的次年5月底前归档。

（六）重要会议、重大活动的文件材料和声像（照片、底片）材料，在会议活动结束后，由主办单位或承办人负责整理于60日内移交档案科归档。

（七）随时接收领导指定应接收的档案。

第四章 档案的利用

第二十六条 档案科所保存的各类档案，主要供本校各单位利用。为充分发挥档案的作用和效益，档案科按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可利用属于开放范围的档案。

第二十七条 档案科应当为校内、外利用档案创造便利条件，凡用于校内工作或公益目的的，不收取任何费用；对用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校办公室档案科应当无偿并优先提供。

第二十八条 档案科应编制配套的档案检索工具，有计划有步骤地建立健全档案信息查询系统，积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第五章 条件保障

第二十九条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十条 学校对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。

对涉密档案、声像、电子等特殊载体档案，按规定设置专门库房、配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物、防磁等必要设施。确保档案库房自成体系，库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储空间，适应今后十年档案保管的需要。

第三十一条 学校逐步增设专项经费，为档案科配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快学校数字档案室建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十三条 有下列行为之一的，学校将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第三十四条 本办法自印发之日起施行。此前学校印发的档案管理有关文件与本办法不一致的，以本办法为准。

第三十五条 本办法由校办公室负责解释。